Une base Access devenue trop étroite.
Une base Access rend longtemps service : elle se crée vite et colle au besoin. Elle devient difficile à faire vivre quand plusieurs équipes et plusieurs sites doivent y travailler en même temps, avec des droits différents et un historique fiable.
L’enjeu était de passer à une application web sans perdre ce que les équipes savaient déjà faire dans leur base.
- Client
- Grand groupe industriel, équipes achats (non nommé)
- Remplace
- Une base Microsoft Access
- Mon rôle
- Conception et développement, de bout en bout, en mission
- Technique
- Application web Symfony (PHP), connexion avec les comptes de l’entreprise, import et export Excel
Un dossier par demande, du besoin à la livraison.
Chaque demande d’achat a sa fiche, qui suit les étapes : l’expression du besoin, la consultation des fournisseurs, la commande, puis le suivi de livraison.
- Un statut qui se lit d’un coup d’œil.Il se met à jour à partir des informations renseignées, sans ressaisie.
- Chacun voit ce qui le concerne.Les listes, les colonnes et les validations dépendent du profil de la personne connectée.
- Les échanges restent dans le dossier.Commentaires, notifications et pièces jointes sont rattachés à la demande plutôt que dispersés dans les boîtes mail.
Reprendre l’existant sans tout ressaisir.
Les données ont été reprises depuis Excel, avec un modèle généré par l’application et une vérification du fichier avant l’import.
Ce que la reprise apprend
Les règles d’une ancienne base ne sont pas toutes écrites. Les reprendre, c’est les rendre visibles et les faire valider.
La méthode : livrer souvent, clarifier par écrit.
L’application a été livrée par versions successives, au fil des retours des équipes métier. Les questions qui demandent une décision métier sont tenues dans une liste écrite plutôt que tranchées en silence dans le code.
Les premiers retours des équipes achats sont très positifs ; la mise en production est prévue prochainement.
Et pour une PME industrielle ?
Le même principe s’applique de l’autre côté de la commande. Chez le fournisseur, l’administration des ventes reçoit des bons de commande en PDF et les ressaisit dans l’ERP. Un dossier par commande, des informations lues puis vérifiées, une validation claire : c’est ce que montre la démonstration du suivi des commandes.
- Ce que vous verrez
- Un bon de commande lu et pré-rempli, comparé au document d’origine puis validé